KONSEP SINGKAT MANAJEMEN KOPERASI
A.
Konsep
Manajemen Koperasi
Hendrojogi
(2007:56) mengatakan bahwa manajemen koperasi melibatkan empat unsur yaitu:
Anggota, Pengurus, Manajer, Dan Karyawan. Seorang manajer dituntut dapat
menciptakan suasana yang dapat mendorong para karyawan agar mempertahankan
produktifitas yang tinggi. Karyawan merupakan penghubung antara manajemen dan
anggota pelanggan.
Kurnadi (2004:64) mengemukakan bahwa manajemen koperasi pada
dasarnya dapat ditelaah dari tiga sudut pandang yaitu organisasi, proses dan
gaya. Dari sudut pandang organisasi,manajemen koperasi pada prinsipnya
terbentuk dari tiga unsur: Anggota, Pengurus, dan Karyawan. Selain itu dapat
dibedakan struktur atau alat perlengkapan organisasi yang sepintas adalah sama yaitu: Rapat Anggota, Pengurus, dan
Pengawas. Untuk itu, hendaknya dibedakan antara fungsi organisasi dan fungsi
manajemen. Fungsi pengawas seperti yang ada pada alat kelengkapan organisasi
koperasi pada hakekatnya adalah
merupakan perpanjangan tangan dari para anggota untuk mendampingi pengurus
dalam melakukan fungsi kontrol sehari-hari terhadap jalanya roda organisasi dan
usaha koperasi. Berhasil dan tidaknya koperasi salah satunya tergantung pada
kerja sama ke tiga unsur organisasi tersebut dalam mengembangkan organisasi dan
usaha koperasi yang dapat memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya pelayanan
kepada anggotanya.
Dari sudut pandang proses, manajemen koperasi lebih
mengutamakan demokrasi dalam mengambil keputusan stragis koperasi. Istilah satu
orang satu suara (one man one vote)
sudah menjadi harga mati dalam organisasi koperasi. Karena itu, manajemen
koperasi sering dipandang kurang efisien, kurang efektif dan sangat mahal.
Terakhir ditinjau dari sudut pandang gaya manajemen (managemen style), manajemen koperasi menganut gaya partisipatif (partisipation
management), dimana posisi anggota ditempatkan sebagai subyek dan manajemen
yang aktif dalam mengendalikan manajemen perusahaanya.
Widiyawati (2002:71) mengemukakan bahwa sistem manajemen di
lembaga koperasi harus mengarah kepada manajemen partisipatif yang didalamnya
terdapat kebersamaan, keterbukaan sehingga setiap anggota koperasi baik yang
turut dalam pengelolaan ataupun diluar kepengurusan (anggota biasa), memiliki
rasa tanggung jawab tanggung jawab dalam menyelenggarakan organisasi tersebut.
Tamba (2001:47) mengemukakan badan usaha koperasi di Indonesia
memiliki manajemen koperasi yang dianut berdasarkan perangkat organisasi
koperasi, yaitu: Rapat Anggota, Pengurus, Pengawas dan Pengelola. Telah
diuraikan sebelumnya bahwa watak manajemen koperasi ialah gaya manajemen
partisipatif. Pola umum manajemen partisipatif mengambarkan adanya interaksi
antar unsur dalam manajemen koperasi, terdapat pembagian tugas (job description), pada masing-masing
unsur tersebut. Damikian pula setiap unsur manajemen memiliki lingkup keputusan
(dicision area) yang berbeda. Meski
demikian masi ada lingkup kepusan yang dilakukan secara bersama (shared decision areas).
Tamba (2001:48) menjelaskan bahwa lingkup keputusan
masing-masing unsur manajemen koperasi sebagai berikut:
1. Rapat
Anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam menetapkan kebijakan umum
dibidang organisasi, manajemen, dan usaha koperasi. Kebijakan yang sifatnya
sangat strategis dirumuskan dan ditetapkan pada forum Rapat Anggota. Umumnya,
Rapat Anggota diselenggarakan sekali setahun.
2. Pengurus
dipilih dan diberhentikan oleh Rapat anggota. Dengan demikian, pengurus dapat
dikatakan sebagai pemegang kuasa rapat anggota dalam mengoperasionalkan
kebijakan-kebijakan strategi yang telah ditetapkan Rapat Anggota. Penguruslah
yang mewujudkan arah kebujakan kebijakan strategis yang menyangkut organisasi
maupun usaha.
3. Pengawas mewakili anggota untuk melakukan
pengawasan terhadap pelaksanaan
kebijakan yang dilaksanakan oleh pengurus. Pengawas dipilih dan diberhentikan
dalam Rapat Anggota. Oleh sebab itu, dalam struktur organisasi koperasi posisi
pengawas dan pengurus adalah sama.
4. Pengelola
adalah tim manajemen yang diangkat dan diberhentikan oleh pengurus untuk
melaksanakan teknis operasional bidang usaha. Hubungan pengelola usaha (managing director) dengan pengurus
koperasi adalah hubungan kerja atas dasar perikatan dalam bentuk perjanjian
atau kontrak kerja.
Koperasi lazimnya seperti organisasi yang lain membutuhkan
manajemen yang baik agar tujuan yang telah digariskan koprasi tersebut dalam
rapat anggota dapat tercapai sesuai denga harapan. Hal yang membedakan
manajemen koperasi dengan manajemen umum terletak pada unsur-unsur manajemen
koperasi yaitu rapat anggota, pengurus dan pengawas. Adapun tugas masing-masing
dapat diperinci sebagai berikut: Rapat Anggota bertugas untuk menetapkan
anggaran dasar, membuat kebijakan umum, mengangkat dan memberhentikan pengurus
dan pengawas.
Penegurus koperasi bertugas memimpin koperasi dan usaha
koperasi sedangkan pengawas tugasnya mengawasi jalanya koperasi, unuk koperasi
yang usahanya banyak dan luas pengurus dimungkinkan mengangkat manajer dan karyawan. Manajer dan keryawan tidak
harus anggota koperasi dan seyogyanya memang diambil dari luar koperasi sehingga
pengawasanya lebi mudah mereka berkerja karena ditugasi oleh pengurus, maka
mereka juga bertanggung jawab kepada pengurus. Dalam manajemen koperasi maka
tidak terlepas dari perencanaan, pembagian kerja, pengarahan, dan pengawasan.
Lebih jelasnya diuraikan sebagai berikut:
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan proses dasar
manajemen dalam perencanaan manajer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan
harus dalakukan, bagaimana melakukan, dan siapa ynag harus melakukan. Setiap organisasi memerlukan perencanaan,
baik organisasi yang bersifat kecil maupun besar sama saja membutuhkan
perencanaan namun dalam pelaksanaanya memerlukan penyesuaian-penyesuaian dengan
melihat bentuk tujuan dan luas organisasi yang bersangkutan.
Perencanaan yang baik adalah perencanaan
yang fleksibel, sebab perencanaan akan berbeda dalam situasi yang terus barubah
dari waktu-kewaktu. Apabila perlu dalam pelaksanaanya diadakan perencanaan
kembali sehingga semakin cepat tercapainya tujuan koperasi tersebut.
Ada empat tahap dasar perencanaan,
yaitu: (1) menetapkan tujuan dan serangkaian tujuan, (2) meerumuskan keadaan
saat ini, (3) mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, (4) mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk
pencapaian tujuan. Perencanaan yang dibuat oleh perusahaan yang satu dengan
perusahaan lainya belum tentu sama perbedaan tersubut terjadi karena tipe
organisasi yang berbeda, jangka waktu yang digunakan, tipe manajer yang yang
mengelola perusahaan.
Secara garis besar ada dua tipe tipe perencanaan strategis mencakup
proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan strategis, kebijaksanaan dan program untuk menjamin bahwa tujaun organisasi dapat
dicapai. Sedangkan redangkan rencana operasional menguraikan lebih rinci
bagaimana rencana-rencana strategis akan dicapai.
Perencanaan daalam koperasi sama
dengan organisasi lainya perlu dikelola dengan baik agar dapatdicapai tujuan
akhir seefektif mungkin fungsi
perencanaan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting karena merupakan
dasar dari fungsi manajemen yang lain. Agar tujuan akhir koperasi dapat dicapai
maka koperasi harus membuat rencana yang baik dengan melalui beberapa langkah
dasar pembuata rencana yaitu menentukan tujuan organisasi mengajukan alternatif
cara mencapai tujuan tersebut dan kemudian alternatif-alternatif tersebut harus dikaji satu persatu sebelum
diputuskan alternatif mana yang sangat baik mendukung untuk mencapai tujuan
tersebut. Tipe rencana yang dapat diambil dalam koperasi dapa bermacam-macam
tergantung pada jangka den kebutuhan organisasi koperasi.
2. Pembagian
kerja
Pengorganisasian merupakan suatu
proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan, mengatur dan membagi tugas
masing-masing unsur-unsur yang ada agar
tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien. Pelaksanaan proses
pengorganisasian akan menggambarkan struktur organisasi yang menunjukan
aspek-aspek penting seperti: pembagian kerja, departementalisasi, bagan
organisasi, rantai perintah dan kesatuan perintah, tingkat hirarki manajemen,
saluran komunikasi dan sebagainya.
Sebagai pengelola koperasi pengurus
senantiasa berhadapan dengan beragam masalah yang mesti diselesaikan denga
sesegerah mungkin, salah satu masalah yang paling sulit adalah masalah yang
timbul dari internal koperasi tersebut yaitu keterbatasan. Ketarbatasan yang
dimaksud dalah pengetahuan sebab seorang
pengurus harus diangkat oleh dari anggota sehingga tidak menjamin dia merupakan
anggota yang cukup profesional di bidan pengelolaan koperasi tersebut. Dengan kemampuan yang terbatas ditambah
tingkat pendidikan yang terbatas pengurus perlu mengangkat keryawan yang
bertugas membantunya dalam mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat
dilaksanakan sesuai dengan yang diharapkan.
Masuknya berbagai pihak yang ikut
membantu pengurus mengelola usaha koperasi semakin kompleks pula struktur
organisasi tersebut. Pemilihan bentuk struktur koperasi harus disesuaikan
dengan jenis usaha, volume usaha, maupun luas pasar dan produk yang dihasilkan
3. Pengarahan
Pengarahan merupakan fungsi
manajemen yang snagat penting sebab
setiap anggota yang berkerja didalam suatu organisasi mempunyai kepentingan
yang berbeda-beda. Agar kepentingan tersebut tidak berbenturan maka pemimpin
hares berperan mengarahkan agar dapat mencapai tujuan arganisasi.
Seorang karyawan dapat menunjukan
prestasi kerja yang baik apabila memperoleh motivasi disinilah tugas pemimpin
untuk memberikan motivasi kepada keryawanya agar mereka menggunakan potensi
yang dimilikinya untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai. sepaya manajer atau
pimpinan perusahaan dapat memberikan pengarahaan yang baik pertama-tama yang
harus diperhatikan pimpinan harus mempunyai kemampuan untuk memimpin perusahaan dan pandai
mengadakan komunikasi vertikal.
4. Pengawasan
Pengawasan adalah suatu usaha
sistematik untuk membuat semua kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana.
Proses pengawasan dapat dilakukan dengan melalui beberapa tahap, yaitu
menetapkan standar, membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan standar
yang sudah ditetapkan, mengukur penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, dan yang terjadi mengambil
tindakan koreksi apabila diperlukan. Setiap perusahaan-perusahaan melakukan
pengawasan dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan.
Ada beberapa alasan mengapa
perusahaan menghendaki adanya pengawasan yang baik. Alsan-alasan tersebut
antara lain:
a. Manajer
dapat lebih cepat mengantisipasi perubahan lingkungan,
b. Perusahaan
yang lebih besar akan lebih muda dikembalikan,
c. Kesalahan-kesalahan
yang dilakukan oleh anggota organisasi dapat dikurangi.
Berdasarkan waktu melakukan pengawsan
dikenal tiga tipe pengawasan yaitu, feedforward
controll, concurent control, dan feedback control. Secara garis besar
pengawasan dapa dibagi menjadi dua yaitu metode pengawasan kualitatif dan
metode pengawasan kuantitatif. Metode pengawasan kualitatif dilakukan oleh
manajer untuk menjaga feformance organisasi secara keseluruhan, sikap dan
peformance karyawan. Metode pengawasan kuantitatif dilakukan dengan menggunakan
data biasanya digunakan untuk mengawasi kuantitas dan kualits produk, ada
beberapacara yang yang biasa digunakan untuk melakukan pengawasan kuantitatif,
antara lain: dengan menggunakan anggaran, mengadakan auditing, analisis break
even, analisi rasio, dan sebagainya. (sumber: http://massofa.wordprees.com)