KONSEP SINGKAT MENGENAI MANAJEMEN KOPERASI

KONSEP SINGKAT MANAJEMEN KOPERASI

A.    Konsep Manajemen Koperasi

Hendrojogi (2007:56) mengatakan bahwa manajemen koperasi melibatkan empat unsur yaitu: Anggota, Pengurus, Manajer, Dan Karyawan. Seorang manajer dituntut dapat menciptakan suasana yang dapat mendorong para karyawan agar mempertahankan produktifitas yang tinggi. Karyawan merupakan penghubung antara manajemen dan anggota pelanggan.

      Kurnadi (2004:64) mengemukakan bahwa manajemen koperasi pada dasarnya dapat ditelaah dari tiga sudut pandang yaitu organisasi, proses dan gaya. Dari sudut pandang organisasi,manajemen koperasi pada prinsipnya terbentuk dari tiga unsur: Anggota, Pengurus, dan Karyawan. Selain itu dapat dibedakan struktur atau alat perlengkapan organisasi yang sepintas  adalah sama yaitu: Rapat Anggota, Pengurus, dan Pengawas. Untuk itu, hendaknya dibedakan antara fungsi organisasi dan fungsi manajemen. Fungsi pengawas seperti yang ada pada alat kelengkapan organisasi koperasi  pada hakekatnya adalah merupakan perpanjangan tangan dari para anggota untuk mendampingi pengurus dalam melakukan fungsi kontrol sehari-hari terhadap jalanya roda organisasi dan usaha koperasi. Berhasil dan tidaknya koperasi salah satunya tergantung pada kerja sama ke tiga unsur organisasi tersebut dalam mengembangkan organisasi dan usaha koperasi yang dapat memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya pelayanan kepada anggotanya.

      Dari sudut pandang proses, manajemen koperasi lebih mengutamakan demokrasi dalam mengambil keputusan stragis koperasi. Istilah satu orang satu suara (one man one vote) sudah menjadi harga mati dalam organisasi koperasi. Karena itu, manajemen koperasi sering dipandang kurang efisien, kurang efektif dan sangat mahal. Terakhir ditinjau dari sudut pandang gaya manajemen (managemen style), manajemen koperasi menganut gaya partisipatif  (partisipation management), dimana posisi anggota ditempatkan sebagai subyek dan manajemen yang aktif dalam mengendalikan manajemen perusahaanya.

      Widiyawati (2002:71) mengemukakan bahwa sistem manajemen di lembaga koperasi harus mengarah kepada manajemen partisipatif yang didalamnya terdapat kebersamaan, keterbukaan sehingga setiap anggota koperasi baik yang turut dalam pengelolaan ataupun diluar kepengurusan (anggota biasa), memiliki rasa tanggung jawab tanggung jawab dalam menyelenggarakan organisasi tersebut.

      Tamba (2001:47) mengemukakan badan usaha koperasi di Indonesia memiliki manajemen koperasi yang dianut berdasarkan perangkat organisasi koperasi, yaitu: Rapat Anggota, Pengurus, Pengawas dan Pengelola. Telah diuraikan sebelumnya bahwa watak manajemen koperasi ialah gaya manajemen partisipatif. Pola umum manajemen partisipatif mengambarkan adanya interaksi antar unsur dalam manajemen koperasi, terdapat pembagian tugas (job description), pada masing-masing unsur tersebut. Damikian pula setiap unsur manajemen memiliki lingkup keputusan (dicision area) yang berbeda. Meski demikian masi ada lingkup kepusan yang dilakukan secara bersama (shared decision areas).

      Tamba (2001:48) menjelaskan bahwa lingkup keputusan masing-masing unsur manajemen koperasi sebagai berikut:

1.      Rapat Anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam menetapkan kebijakan umum dibidang organisasi, manajemen, dan usaha koperasi. Kebijakan yang sifatnya sangat strategis dirumuskan dan ditetapkan pada forum Rapat Anggota. Umumnya, Rapat Anggota diselenggarakan sekali setahun.

2.      Pengurus dipilih dan diberhentikan oleh Rapat anggota. Dengan demikian, pengurus dapat dikatakan sebagai pemegang kuasa rapat anggota dalam mengoperasionalkan kebijakan-kebijakan strategi yang telah ditetapkan Rapat Anggota. Penguruslah yang mewujudkan arah kebujakan kebijakan strategis yang menyangkut organisasi maupun usaha.

3.       Pengawas mewakili anggota untuk melakukan pengawasan  terhadap pelaksanaan kebijakan yang dilaksanakan oleh pengurus. Pengawas dipilih dan diberhentikan dalam Rapat Anggota. Oleh sebab itu, dalam struktur organisasi koperasi posisi pengawas dan pengurus adalah sama.

4.      Pengelola adalah tim manajemen yang diangkat dan diberhentikan oleh pengurus untuk melaksanakan teknis operasional bidang usaha. Hubungan pengelola usaha (managing director) dengan pengurus koperasi adalah hubungan kerja atas dasar perikatan dalam bentuk perjanjian atau kontrak kerja.

      Koperasi lazimnya seperti organisasi yang lain membutuhkan manajemen yang baik agar tujuan yang telah digariskan koprasi tersebut dalam rapat anggota dapat tercapai sesuai denga harapan. Hal yang membedakan manajemen koperasi dengan manajemen umum terletak pada unsur-unsur manajemen koperasi yaitu rapat anggota, pengurus dan pengawas. Adapun tugas masing-masing dapat diperinci sebagai berikut: Rapat Anggota bertugas untuk menetapkan anggaran dasar, membuat kebijakan umum, mengangkat dan memberhentikan pengurus dan pengawas.

      Penegurus koperasi bertugas memimpin koperasi dan usaha koperasi sedangkan pengawas tugasnya mengawasi jalanya koperasi, unuk koperasi yang usahanya banyak dan luas pengurus dimungkinkan mengangkat manajer  dan karyawan. Manajer dan keryawan tidak harus anggota koperasi dan seyogyanya memang diambil dari luar koperasi sehingga pengawasanya lebi mudah mereka berkerja karena ditugasi oleh pengurus, maka mereka juga bertanggung jawab kepada pengurus. Dalam manajemen koperasi maka tidak terlepas dari perencanaan, pembagian kerja, pengarahan, dan pengawasan. Lebih jelasnya diuraikan sebagai berikut:

1.      Perencanaan

            Perencanaan merupakan proses dasar manajemen dalam perencanaan manajer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan harus dalakukan, bagaimana melakukan, dan siapa ynag harus melakukan.  Setiap organisasi memerlukan perencanaan, baik organisasi yang bersifat kecil maupun besar sama saja membutuhkan perencanaan namun dalam pelaksanaanya memerlukan penyesuaian-penyesuaian dengan melihat bentuk tujuan dan luas organisasi yang bersangkutan.

            Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang fleksibel, sebab perencanaan akan berbeda dalam situasi yang terus barubah dari waktu-kewaktu. Apabila perlu dalam pelaksanaanya diadakan perencanaan kembali sehingga semakin cepat tercapainya tujuan koperasi tersebut.

            Ada empat tahap dasar perencanaan, yaitu: (1) menetapkan tujuan dan serangkaian tujuan, (2) meerumuskan keadaan saat ini, (3) mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, (4) mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan  untuk pencapaian tujuan. Perencanaan yang dibuat oleh perusahaan yang satu dengan perusahaan lainya belum tentu sama perbedaan tersubut terjadi karena tipe organisasi yang berbeda, jangka waktu yang digunakan, tipe manajer yang yang mengelola perusahaan.

            Secara garis besar ada  dua tipe tipe perencanaan strategis mencakup proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan strategis,  kebijaksanaan dan program  untuk menjamin bahwa tujaun organisasi dapat dicapai. Sedangkan redangkan rencana operasional menguraikan lebih rinci bagaimana rencana-rencana strategis akan dicapai.

            Perencanaan daalam koperasi sama dengan organisasi lainya perlu dikelola dengan baik agar dapatdicapai tujuan akhir seefektif  mungkin fungsi perencanaan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting karena merupakan dasar dari fungsi manajemen yang lain. Agar tujuan akhir koperasi dapat dicapai maka koperasi harus membuat rencana yang baik dengan melalui beberapa langkah dasar pembuata rencana yaitu menentukan tujuan organisasi mengajukan alternatif cara mencapai tujuan tersebut dan kemudian alternatif-alternatif  tersebut harus dikaji satu persatu sebelum diputuskan alternatif mana yang sangat baik mendukung untuk mencapai tujuan tersebut. Tipe rencana yang dapat diambil dalam koperasi dapa bermacam-macam tergantung pada jangka den kebutuhan organisasi koperasi.

2.      Pembagian kerja

            Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan, mengatur dan membagi tugas masing-masing unsur-unsur yang ada agar  tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian akan menggambarkan struktur organisasi yang menunjukan aspek-aspek penting seperti: pembagian kerja, departementalisasi, bagan organisasi, rantai perintah dan kesatuan perintah, tingkat hirarki manajemen, saluran komunikasi dan sebagainya.

            Sebagai pengelola koperasi pengurus senantiasa berhadapan dengan beragam masalah yang mesti diselesaikan denga sesegerah mungkin, salah satu masalah yang paling sulit adalah masalah yang timbul dari internal koperasi tersebut yaitu keterbatasan. Ketarbatasan yang dimaksud  dalah pengetahuan sebab seorang pengurus harus diangkat oleh dari anggota sehingga tidak menjamin dia merupakan anggota yang cukup profesional di bidan pengelolaan koperasi tersebut.  Dengan kemampuan yang terbatas ditambah tingkat pendidikan yang terbatas pengurus perlu mengangkat keryawan yang bertugas membantunya dalam mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat dilaksanakan sesuai dengan yang diharapkan.

            Masuknya berbagai pihak yang ikut membantu pengurus mengelola usaha koperasi semakin kompleks pula struktur organisasi tersebut. Pemilihan bentuk struktur koperasi harus disesuaikan dengan jenis usaha, volume usaha, maupun luas pasar dan produk yang dihasilkan

3.      Pengarahan

            Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang snagat penting  sebab setiap anggota yang berkerja didalam suatu organisasi mempunyai kepentingan yang berbeda-beda. Agar kepentingan tersebut tidak berbenturan maka pemimpin hares berperan mengarahkan agar dapat mencapai tujuan arganisasi.

            Seorang karyawan dapat menunjukan prestasi kerja yang baik apabila memperoleh motivasi disinilah tugas pemimpin untuk memberikan motivasi kepada keryawanya agar mereka menggunakan potensi yang dimilikinya untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai. sepaya manajer atau pimpinan perusahaan dapat memberikan pengarahaan yang baik pertama-tama yang harus diperhatikan pimpinan harus mempunyai kemampuan  untuk memimpin perusahaan dan pandai mengadakan komunikasi vertikal.

4.      Pengawasan

            Pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk membuat semua kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana. Proses pengawasan dapat dilakukan dengan melalui beberapa tahap, yaitu menetapkan standar, membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan standar yang sudah ditetapkan, mengukur penyimpangan-penyimpangan  yang terjadi, dan yang terjadi mengambil tindakan koreksi apabila diperlukan. Setiap perusahaan-perusahaan melakukan pengawasan dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

            Ada beberapa alasan mengapa perusahaan menghendaki adanya pengawasan yang baik. Alsan-alasan tersebut antara lain:

a.       Manajer dapat lebih cepat mengantisipasi perubahan lingkungan,

b.      Perusahaan yang lebih besar akan lebih muda dikembalikan,

c.       Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh anggota organisasi dapat dikurangi.

      Berdasarkan waktu melakukan pengawsan dikenal tiga tipe pengawasan yaitu, feedforward controll, concurent control, dan feedback control. Secara garis besar pengawasan dapa dibagi menjadi dua yaitu metode pengawasan kualitatif dan metode pengawasan kuantitatif. Metode pengawasan kualitatif dilakukan oleh manajer untuk menjaga feformance organisasi secara keseluruhan, sikap dan peformance karyawan. Metode pengawasan kuantitatif dilakukan dengan menggunakan data biasanya digunakan untuk mengawasi kuantitas dan kualits produk, ada beberapacara yang yang biasa digunakan untuk melakukan pengawasan kuantitatif, antara lain: dengan menggunakan anggaran, mengadakan auditing, analisis break even, analisi rasio, dan sebagainya. (sumber: http://massofa.wordprees.com)